Entwicklung von Arbeitshilfen
Arbeitshilfen sind Anleitungen, durch die die Integration der Gleichstellungsorientierung in die Facharbeit erleichtert werden kann. In der Entwicklung einer Arbeitshilfe liegen Vorteile für die Verwaltung, weil sie ein systematisch strukturiertes Instrument gewinnt. Darüber hinaus werden in diesem Entwicklungsprozess die eigenen Arbeitsprozesse weitergehend optimiert. Eine Übersicht über internationale Instrumente und Arbeitshilfen zeigt die Bedeutung, die dem Einsatz von Instrumenten in der Umsetzung von Gender Mainstreaming (GM) auch international beigemessen wird.
In der Strategie GM sind daher Instrumente und Arbeitshilfen wichtige Bausteine der Verwaltungsmodernisierung. Arbeitshilfen können zum Wissenstransfer in der Verwaltung beitragen. Sie enthalten spezialisiertes Fachwissen und Erfahrungen bezüglich der Prozessabläufe und Arbeitsschritte. Sie erleichtern den Beschäftigten die Einarbeitung und stellen die Qualität der Arbeit auch auf Dauer sicher.
Taugliche Arbeitshilfen lassen sich regelmäßig nur entwickeln, wenn die spezifischen Rahmenbedingungen der jeweiligen Verwaltung, z.B. ihre Organisationsstruktur, Ressourcen, Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse oder die Formen der Zusammenarbeit mit Externen in die Entwicklung einbezogen werden. Arbeitshilfen, die dagegen aus einem anderen Land oder von anderen Organisationen wie der EU stammen, müssen daher zunächst an das eigene Handlungsfeld angepasst werden. Eine Methode zur Entwicklung einer Arbeitshilfe ist wie die Arbeitshilfe selbst eine systematisch strukturierte Vorgehensweise.
Methode zur Entwicklung einer Arbeitshilfe
Aus den bisherigen Erfahrungen der Implementierung von Gender Mainstreaming innerhalb der Bundesregierung können Leitsätze für die Praxis der Entwicklung von Arbeitshilfen formuliert werden.
Anforderungen an eine Arbeitshilfe sind
- praxisnah am Routinehandeln in der Facharbeit anzusetzen,
- die Gleichstellungsorientierung im Hinblick auf zu erledigende Aufgaben zu konkretisieren und
- den Beschäftigten Anregungen für das konkrete Vorgehen zu vermitteln.
Bei der Entwicklung einer Arbeitshilfe ist es sinnvoll, in mehreren Schritten vorzugehen:
Klärung des Arbeitsauftrages
In diesem ersten Schritt geht es darum, die Fachaufgabe genau zu bestimmen, sie auch gegenüber anderen Aufgaben abzugrenzen und ihre Ziele zu definieren.
Vorgehensweise
Im zweiten Schritt werden die zur Erfüllung des Arbeitsauftrages notwendigen Verfahrensschritte beschrieben, auch wenn sie in der Praxis nicht trennscharf sind oder aufgrund von Zeitvorgaben o.ä. nicht immer vollständig durchlaufen werden. Durch die Systematisierung der einzelnen Schritte wird deutlich, welche Arbeit zu leisten ist und wo die Möglichkeiten bzw. ein Bedarf für Arbeitserleichterungen und unterstützende Kooperationen liegen. Durch die Einbeziehung aller mit der Aufgabe betrauten Beschäftigten, z.B. durch Befragung, wird deren Sachverstand und werden deren Erfahrungen und insbesondere auch Arbeitsroutinen in die Arbeitshilfe einfließen. In diesem Prozess wird geklärt:
- welche Verfahrensschritte wann erfolgen,
- welche Informationsquellen zur Verfügung stehen und
- wer formell beteiligt und wer wird informell einbezogen wird.
Ergänzung gleichstellungsrelevanter Aspekte
In diesem dritten Arbeitsschritt sind:
- das Ziel der Fachaufgabe unter Berücksichtigung von Gleichstellung als Querschnittaufgabe zu bestimmen und
- die Verfahrensschritte in Bezug auf das um Gleichstellungsaspekte erweiterte Ziel zu optimieren.
Erkenntnisleitende Fragestellungen dazu sind:
- Welche weiteren Unterlagen, welche Daten und welches Hintergrundwissen werden benötigt, um gleichstellungsrelevante Aspekte berücksichtigen zu können?
- Wo können fehlende Informationen ermittelt werden?
- Inwieweit können interne und externe Expertinnen und Experten mit Gender-Kompetenz in den Entwicklungsprozess einbezogen werden?
- An welchen Stellen und in welcher Form wird die Integration der Gleichstellungsorientierung bei der Erledigung der Fachaufgabe ausgewiesen?
Schreiben der Arbeitshilfe
Die Ergebnisse werden in einer Arbeitshilfe gebündelt. Der praktische Nutzen der Arbeitshilfe kann optimiert werden, wenn:
- zu Beginn ihre Funktion und ihr Aufbau erklärt werden, wobei auf die üblichen Routinen Bezug genommen wird,
- die Fachaufgabe gleichstellungsorientiert beschrieben ist,
- Beispiele, Anregungen oder erkenntnisleitende Fragen enthalten sind,
- Checklisten für einzelne Arbeitschritte, z.B. für die Durchführung von Anhörungen aufgenommen sind,
- kurze Texte mit fachlichen Hinweisen zur Gleichstellungs-Relevanz der Aufgaben eingefügt sind,
- die Arbeitshilfe nach Inhalt und Aufbau der Komplexität der Fachaufgabe angemessen ist und nicht nur eine Checkliste ist, die abgehakt werden muss.
- die Arbeitshilfe nach den Regeln der geschlechtergerechten Sprache formuliert ist.
Erproben der Arbeitshilfe
In einer Erprobungsphase mit regulären Aufgaben wird die Arbeitshilfe von den Beschäftigten getestet und bewertet. Die Erprobungsphase wird zeitlich verbindlich geplant und die Rückmeldungen systematisch ausgewertet. Die Ergebnisse sind Anregungen für die Optimierung der Arbeitshilfe.
Benutzung der Arbeitshilfe sicherstellen
Der Einsatz einer Arbeitshilfe wird klar und verbindlich geregelt; das ist Teil der Führungsverantwortung und der Organisationsentwicklung. So können Akzeptanzprobleme vermieden werden. Erfahrungen im europäischen Ausland zeigen, dass Unklarheiten bezüglich des Stellenwertes von Arbeitshilfen ein zentrales Problem bei der Umsetzung von GM sind.
Der Einsatz der Arbeitshilfen im Routinehandeln kann unterstützt werden, indem sie in der systematischen Einführung [link zu Papier Möglichkeiten zur Einführung der Arbeitshilfe GM bei der Vorbereitung von Rechtsvorschriften in der Erprobungsphase] und in Fortbildungsveranstaltungen an konkreten Beispiele aus der Praxis eingeübt werden.
